오늘날 이메일은 일상이 되어 없어서는 안 되는 통신수단이 되었습니다. 이메일의 가장 큰 특징은 즉시 전달일 것입니다. 예전의 편지는 보통 3-4일은 되어야 전달되던 것과 달리 이메일은 즉시 전달됩니다. (그래서 전자우편에 비해 늦은 보통 우편을 영어에서는 snail mail(달팽이 우편)이라고도 합니다.)
[ 이 글은 2022년 9월 10일에 마지막으로 업데이트되었습니다. ]
이메일 실수 줄이는 방법 - ABCD 모델
이렇게 편리한 이메일은 우리 생활에 편의를 가져다주지만, 잘못 보낸 이메일로 인해 낭패 본 경험이 한 두 번쯤 있을 것입니다. 혹시 이메일 실수가 잦다면 이 글이 많은 도움이 될 것입니다. Email Mistakes - How to Avoid Looking Like an Idiot(이메일 실수 - 바보같이 보이지 않게 실수를 피하는 방법)이라는 책에서는 ABCD 모델을 사용할 것을 주장하고 있습니다.
- Email Mistakes: How to Avoid Looking Like an Idiot (My Coach & Consultant Book 1)
ABCD 모델에서 ABCD는 다음 단어의 첫 글자입니다.
- "A" - Attachments: 파일 첨부
- "B" - Body: 메일 본문
- "C" - Corrections : 수정
- "D" - Delivery : 전달
간략히 소개하면 이메일을 작성할 때 위와 같은 A→B→C→D의 단계를 거칠 것을 제안하고 있습니다. 그림으로 표현하면 다음과 같습니다.
일반적인 이메일 작성법은 위에서 아래로 작성할 것입니다. 즉, 받는 사람→메일 제목→본문→파일 첨부→교정→전달의 과정을 거치는 것이 일반적입니다. 이 책에서는 이것과는 달리 다음의 순서로 이메일을 작성하는 것이 실수를 줄일 수 있다고 합니다.
파일 첨부→본문 작성→교정→헤더 작성(제목/받는 사람)→전달
개인적으로 상당히 일리가 있다고 생각됩니다. 맨 먼저 파일을 첨부할 것을 제안하고 있는데요. 저는 간혹 파일이 첨부되지 않은 이메일을 받는 경우가 있습니다. 그러면 파일이 첨부되지 않았으니까 다시 보내달라고 요청을 해야 하고, 그로 인해 일이 지연되게 됩니다. 그래서 파일 첨부부터 한다면 이런 실수가 많이 줄어들겠죠.
두 번째로 헤더 부분을 먼저 작성하지 말고 본문부터 작성하고 헤더 부분은 마지막에 작성할 것을 제안하고 있습니다. 그 이유는 바로 메일 본문을 작성하다가 잘못하여 혹은 무의식적으로 "보내기"를 클릭할 경우를 대비하기 위함이라고 하네요. 만약 실수가 있는 메일을 무의식적으로 "보내기"를 눌러 보내면 낭패가 아닐 수 없겠죠? 그래서 헤더 부분을 맨 마지막에 작성하면 그런 만약의 실수를 줄일 수 있다는 것이죠.
메일 본문 작성에 대한 많은 글이 있으니 참조하시면 될 것 같습니다. 가령, 간략하게 작성하고 예의를 차리고... 기타 등등... (참고로 이메일에서는 민감한 이야기는 해서는 안 되고 반드시 유선상으로 해야 합니다. 만약의 경우에 법적 분쟁이 생기면 회사 서버를 거쳐가는 모든 이메일이 검토 대상이 될 수 있고, 법정에서 불리한 증거로 작용할 수 있기 때문입니다. 이 때문에 큰 기업에서는 윤리강령을 통해 이메일을 작성하는 방법에 대해 교육을 실시하고 있습니다.)
그리고 가장 중요한 단계 중 하나가 바로 교정 단계일 것입니다. 귀찮거나 바빠서 실수를 체크하지 못하고 보내는 경우가 간혹 있을 것입니다. 아무리 귀찮더라도 반드시 내용이 잘못되지 않았는지, 맞춤법이 틀리지 않았는지를 확인하는 습관이 중요할 것 같습니다. (저는 주로 영문으로 이메일을 작성하는데, 이메일 프로그램에서 철자 체크를 해주기 때문에 철자 오류로 문제가 된 적은 없지만, 어쩌다 한 번씩 "~해서는 안 된다"라고 보내는 것이 "not"을 빠뜨려 "~해야 한다"로 보내는 경우가 있더군요. 이제부터 이메일을 보내기 전에 더 자세히 살펴봐야 할 것 같습니다.)
요즘은 직접 대면하는 일이 줄어들고 이메일로 연락을 취하는 경우가 많습니다. 특히 외국에 클라이언트가 있는 경우에는 그렇죠. 그래서 우리는 이메일을 통해 상대방을 평가할 수밖에 없는 상황에 놓여지기도 합니다. 우리가 범하는 사소한 오타나 맞춤법 오류는 좋은 인상을 남길 수 없겠죠. 조금 귀찮더라도 위의 방법을 습관화하면 실수를 줄이는데 많은 도움이 될 것 같습니다.
중요한 이메일인 경우 전송 후에 문자나 전화를 통해 메일을 보냈음을 알리는 것이 좋습니다.
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